מנהלת משרד

ברוב המקרים, הפעילויות העסקיות שמבוצעות על ידי בעלי ומנהלי חברות וארגונים הן שבולטות וזוכות להכרה, אבל יש גם פעילויות רבות שמתבצעות מאחורי הקלעים. מנהלת משרד היא הדמות המרכזית המניעה את התהליכים הללו, ומוודאת שכל הפעילות בחברה מתבצעת ללא תקלות.

תפקיד זה עשוי להיראות פשוט במבט ראשון, אך הוא דורש מערך מיומנויות מגוון, יכולת עבודה עצמאית ומחויבות למצוינות בכל משימה.

מנהלת המשרד החדשה שלך

מחכה לך

חץ לשירותי משרד

מה עושה המנהלת משרד של מזכירה פלוס+?

תזמון וניהול פגישות

טיפול מידי בכל סוג תקשורת

טיפול בתזכורות

הקפדה על התנהלות נכונה

טיפול בשאלות של לקוחות

מעקב אחר התקדמות פרויקטים

תקשורת עם ספקים

יצירת מצגות ומסמכים

פירוש נתונים ותובנות

ניהול ותיוק מסמכים חשובים

הקפדה על זמינות הציוד

טיפול בעסקאות פיננסיות

סקירת התפקיד של ניהול המשרד

מנהלת משרד מתפקדת כערוץ התקשורת העיקרי בארגון, והיא אחראית ביצוע והתנהלות נכונה של מגוון משימות חשובות, והתפקיד שלה עשוי להשתנות בהתאם לגודל הארגון, התעשייה והמבנה הניהולי של הארגון. עכשיו בואו נעבור רגע על מאפייני תחומי האחריות העיקריים הנדרשים לניהול תקין ושוטף של המשרד, מה שעושה מזכירה אישית בדרך כלל:

ניהול ותיאום משימות: תכנון, ניהול ותיאום משימות שונות בתוך הארגון. מנהלת המשרד עובדת עם צוותים שונים כדי לוודא שהעבודה תתבצע ביעילות, בקפדנות ובמסגרת המועדים והתקציבים.

ניהול אדמיניסטרטיבי: טיפול בתפקידים אדמיניסטרטיביים שוטפים כגון ניהול יומן, תיאום פגישות, טיפול במייל וניהול מסמכים.

ארגון אירועים: תכנון, ארגון וביצוע אירועים שונים עבור הארגון, כגון כנסים, ימי עיון וערבי השקות.

ניהול משאבי אנוש: בחלק מהמשרדים, מנהלת משרד אחראית גם על ניהול משימות משאבי אנוש, לרבות גיוס עובדים, השתלמויות, ניהול רישומי עובדים וטיפול בשכר והטבות.

וזה לא הכול. מנהלת המשרד עשויה להיות אחראית על ניהול תקציב, רכש, טכנולוגיה, שירות לקוחות ותחזוקת ארכיון המסמכים של הארגון.

ניהול שכר

בהיעדר מחלקת כספים מלאה, הגיוני שהאחראית על האדמיניסטרציה, מנהלת המשרד, תדאג לטיפול בשכר העובדים. בעלי ומנהלי חברות וארגונים רבים בוחרים להתנהל בתחום זה עם תוכנת שכר, מתוך מחשבה שכך יישמר הסדר של הנהלת החשבונות בארגון.

אבל התנהלות זו עלולה להסתבך במהירות, במיוחד עם חוקי המס המשתנים. שכירת שירותים מקצועיים לניהול השכר מסייע לנהל ביעילות ובמקצועיות את המשימה המורכבת הזו.

ניהול כלכלי

בחברות קטנות מאוד, או לפני שסטארטאפ צומח מאייש מחלקת ניהול חשבונות, מנהלת משרד מטפלת בכספים של החברה, כולל הנפקת חשבוניות לתשלום, הנהלת חשבונות וחשבונאות כללית, בתיאום עם רואה החשבון של החברה.

ניהול שטח המשרד

שמירה על קשר טוב ותקשורת שוטפת עם בעל הבניין, ניהול משא ומתן מול ספקים וקבלנים, פיקוח על ביצוע עבודות שיפוץ במקרה הצורך, קנייה והחלפת ציוד, תזמון עובדי ניקיון לתחזוקה שוטפת, הקפדה על עמידה בחוקי הבריאות והעבודה… והרשימה עוד ארוכה.

במילים אחרות, על מנהלת המשרד מוטלת המשימה לנהל פחות או יותר כל מה שקשור לסביבת המשרד.

אחריות מנהל משרד בחברות גדולות

בחברות הגדולות, יש מנהלת משרד לכל מחלקה או אגף, וכל מנהלת מתמקדת בניהול המחלקה שלה, כשמתחתיה מועסקת עובדת בק אופיס שאחראית על טיפול במשימות אדמיניסטרטיביות שאינן נוגעות ישירות לניהול המשרד הכולל.

חושבים שהתפקיד הזה קל יותר? אתם מוזמנים לחשוב שוב. ככל שהחברה גדולה יותר, כך המשרדים גדולים יותר, ויש יותר תחומים לנהל, עם צורך לפקח על יותר עובדים! עם המשרדים הגדולים האלה מגיעים תקציבים גדולים יותר ופרויקטים גדולים יותר, כך שהמיומנויות והכישורים המקצועיים של מנהלת המשרד צריכים להיות רחבים יותר.

מנהלת המשרד החדשה שלך

מחכה לך

חץ לשירותי משרד

מה ההבדל בין מזכירה למנהלת משרד

בשונה משירותי מזכירות, תמיד יש ביקוש למנהלות משרד מעולות, ובעלי חברות וארגונים מחפשים כל הזמן את המועמדות האידיאליות לתפקידים החשובים האלו, ובעוד שסוכנויות השמה הן משאב נפוץ, חברת מזכירה פלוס מציעה פתרון מקיף.

אצלנו תוכלו לקבל גישה לכל השירותים שמנהלת משרד מספקת, בהתאמה לדרישות ולצרכים הספציפיים שלכם.

מנהלת משרד

מנהלת משרד הגדרת התפקיד

מנהלת המשרד נדרשת להציג מערך מיומנויות רחב של מיומנויות מקצועיות, עם תכונות עיקריות שכוללות:

  • יכולת לנהל משימות מרובות ולבצע תעדוף יעיל של כל משימה.
  • טיפול יעיל במשימות שפרק הזמן להשלמתן קצוב.
  • מיומנויות חזקות של תקשורת בכתב ובעל פה.
  • שיתוף פעולה יעיל עם חברי הצוות וטיפוח יחסי עבודה חיוביים.

 

שירותי ניהול משרד מתאימים לבעלי עסקים קטנים ומתפתחים, וכמובן שהם מתאימים ונדרשים לבעלי חברות וארגונים גדולים.

שכירת שירותי מנהלת משרד מאפשרת למנהלי המשרד להתמקד בפעילויות העסקיות שלהם, בידיעה שכל משימות ניהול המשרד מנוהלות ביעילות על ידי אשת מקצוע אמינה.

כישורי הסתגלות מצוינים

משלוח מאוחר? נזילה מפתיעה בתקרה? אסלה עולה על גדותיה? מנהלת המשרד חייבת להסתגל במהירות לכל מצב ולהציג כישורים מצוינים של פתרון מהיר לבעיות והפתעות שמתרחשות במהלך יום העבודה.

כלומר, לצד העניין בתפקיד כל כך רחב ומגוון, מגיע גם האתגר, מכיוון שאין יום עבודה אחד שדומה ליום הקודם, וכמעט בלתי אפשרי לחזות מה יביא היום, כך שמנהלת משרד שיכולה להסתגל למצבים משתנים. תתאים היטב לתפקיד זה.

מנהלת משרד מקצועית ומיומנת מובילה את הארגון להצלחה

מנהלת משרד מייעלת את זרימת העבודה, מתאמת את פעילות הצוותים, ומוודאת שמתבצע ניהול יעיל של כל המשאבים.
כך שאם אתם מעוניינים לשפר את היעילות של הארגון שלכם וחותרים להצלחתו, זה הזמן לשכור שירותי מנהלת אדמיניסטרטיבית מקצועית. ומה שלא תעשו – אל תתפשרו על פחות מהטוב ביותר!

שאלות נפוצות

לכל עסק שרוצה להוריד ממנו עול, ולהתמקד בדברים המהותיים יותר של העסק.

התשלום הוא על חבילת שעות עבודה נטו, בשונה מעובד במשרה מלאה.

מה היה לנו עד עכשיו בעמוד?

משרות של דרושים מנהלת משרד וניהול משרד - השאירו פרטים בטופס!

מנהלת המשרד החדשה שלך

מחכה לך

חץ לשירותי משרד