מנהלת משרד

מנהלת משרד מתפקדת כערוץ התקשורת העיקרי בארגון, והיא אחראית ביצוע והתנהלות נכונה של מגוון משימות חשובות, והתפקיד שלה עשוי להשתנות בהתאם לגודל הארגון, התעשייה והמבנה הניהולי של הארגון. עכשיו בואו נעבור רגע על מאפייני תחומי האחריות העיקריים הנדרשים לניהול תקין ושוטף של המשרד, מה שעושה מזכירה אישית בדרך כלל:

ניהול ותיאום משימות: תכנון, ניהול ותיאום משימות שונות בתוך הארגון. מנהלת המשרד עובדת עם צוותים שונים כדי לוודא שהעבודה תתבצע ביעילות, בקפדנות ובמסגרת המועדים והתקציבים.

ניהול אדמיניסטרטיבי: טיפול בתפקידים אדמיניסטרטיביים שוטפים כגון ניהול יומן, תיאום פגישות, טיפול במייל וניהול מסמכים.

ארגון אירועים: תכנון, ארגון וביצוע אירועים שונים עבור הארגון, כגון כנסים, ימי עיון וערבי השקות.

ניהול משאבי אנוש: בחלק מהמשרדים, מנהלת משרד אחראית גם על ניהול משימות משאבי אנוש, לרבות גיוס עובדים, השתלמויות, ניהול רישומי עובדים וטיפול בשכר והטבות.

וזה לא הכול. מנהלת המשרד עשויה להיות אחראית על ניהול תקציב, רכש, טכנולוגיה, שירות לקוחות ותחזוקת ארכיון המסמכים של הארגון.

ניהול שכר

בהיעדר מחלקת כספים מלאה, הגיוני שהאחראית על האדמיניסטרציה, מנהלת המשרד, תדאג לטיפול בשכר העובדים. בעלי ומנהלי חברות וארגונים רבים בוחרים להתנהל בתחום זה עם תוכנת שכר, מתוך מחשבה שכך יישמר הסדר של הנהלת החשבונות בארגון.

אבל התנהלות זו עלולה להסתבך במהירות, במיוחד עם חוקי המס המשתנים. שכירת שירותים מקצועיים לניהול השכר מסייע לנהל ביעילות ובמקצועיות את המשימה המורכבת הזו.

ניהול כלכלי

בחברות קטנות מאוד, או לפני שסטארטאפ צומח מאייש מחלקת ניהול חשבונות, מנהלת משרד מטפלת בכספים של החברה, כולל הנפקת חשבוניות לתשלום, הנהלת חשבונות וחשבונאות כללית, בתיאום עם רואה החשבון של החברה.

ניהול שטח המשרד

שמירה על קשר טוב ותקשורת שוטפת עם בעל הבניין, ניהול משא ומתן מול ספקים וקבלנים, פיקוח על ביצוע עבודות שיפוץ במקרה הצורך, קנייה והחלפת ציוד, תזמון עובדי ניקיון לתחזוקה שוטפת, הקפדה על עמידה בחוקי הבריאות והעבודה… והרשימה עוד ארוכה.

במילים אחרות, על מנהלת המשרד מוטלת המשימה לנהל פחות או יותר כל מה שקשור לסביבת המשרד.