מנהלת משרד עורכי דין
מנהלת משרד לעורכי דין היא אחת הדמויות המרכזיות מאחורי הקלעים של כל משרד משפטי מצליח – היא זאת שמחזיקה את התפעול, הדינמיקה והסדר, ומאפשרת לעורכי הדין להתמקד בעבודה המשפטית עצמה. תפקידיה נעים בין ניהול אדמיניסטרטיבי יומיומי, קשר עם לקוחות וספקים, ועד אחריות על תזרים מידע, יומנים, ישיבות וארגון המשרד ברמה הגבוהה ביותר.
המנהלת משרד החדשה שלך
מחכה לך
*הפרטים במאגר המידע שלנו נשמרים לצורך הצעה או לצורך שירות שאתה עשוי לקבל בהתאם לתנאי השימוש ומדיניות הפרטיות
מה עושה העוזרת של מזכירה פלוס+?
תיאום פגישות
מענה טלפוני קבוע בעסק
משימות משרד שוטפות
גביית תשלומים
ניהול לקוחות קיימים
טיפול במשימות ללו"ז הפרטי
תקשורת עם לקוחות
הפקת דו"חות
ביצוע משימות אישיות
טיפול בהנהלת חשבונות
שליחת הצעות מחיר ומעקב
ארגון לוחות זמנים
התפקיד של מנהלת משרד עורכי דין
בבסיס התפקיד, מנהלת המשרד אחראית על תפקודו השוטף של המשרד: פתיחת המשרד בבוקר, וידוא שעמדות העבודה תקינות, טיפול בבלאי, ציוד משרדי, מדפסות, חדרי ישיבות ומרחבי קבלת קהל. היא מנהלת את לוח הזמנים של המשרד, מתאמת פגישות, שיחות זום ודיונים בבתי משפט, ותמיד דואגת שלא יהיו התנגשויות בין פגישות של עורכי הדין.
מעבר להפעלת המשרד מבחינה טכנית, מנהלת המשרד היא גם “מרכז העצבים” דרכה עובר המידע הראשוני: שיחות נכנסות, מיילים, הודעות דחופות מלקוחות, עדכונים מבתי משפט או מרשויות. היא מסננת, מארגנת ומנתבת את המידע אל עורך הדין הנכון, בזמן הנכון, כדי שלא יפספסו מועדים חשובים או פניות משמעותיות.
חלק משמעותי בתפקידה הוא מעקב אחר מועדים: דיונים, ישיבות, מועדי הגשה, תשלומי אגרות, התיישנות וכדומה. היא יוצרת תזכורות, מעדכנת יומנים, שולחת לעורכי הדין עדכונים על דדליינים מתקרבים, ועוזרת לוודא שלא “נופלים בין הכיסאות” תאריכים רגישים שעלולים לפגוע בזכויות לקוח או בניהול נכון של תיק.
ממשק עם לקוחות, בתי משפט וספקים
מנהלת משרד לעורכי דין היא בדרך כלל נקודת המגע הראשונה של הלקוח עם המשרד. היא זו שעונה לטלפון, מקבלת פניות חדשות, מסבירה בקצרה את אופן העבודה וקובעת פגישות היכרות. הרושם הראשוני שהיא משאירה כמו רצינות, סבלנות, זמינות ותודעת שירות משפיע באופן ישיר על תחושת האמון של הלקוח כלפי המשרד.
בנוסף, היא מתנהלת מול גורמים חיצוניים רבים: בתי משפט, לשכות הוצאה לפועל, רשויות, נוטריונים, מתורגמנים, שליחים וחברות שליחויות, חברות ציוד משרדי, ספקי IT ועוד. היא עוקבת אחר שליחת מסמכים, קבלת אישורים, טיפול בדואר רשום, ומוודאת שכל מסמך שיוצא מהמשרד מגיע ליעדו בזמן ומתועד בתיק המתאים.
בעולם המשפט, כל מסמך חשוב וכל מועד הגשה יכול להכריע תיק. מנהלת המשרד אחראית על ארגון ותחזוקה של מערכת ניהול תיקים בין אם פיזית בקלסרים ובין אם דיגיטלית. היא דואגת שכל מסמך נכנס (מכתבי לקוח, החלטות שיפוטיות, פרוטוקולים, מסמכי ראיות) ייסרק, יתויק וייקושר לתיק הנכון.
המנהלת משרד החדשה שלך
מחכה לך
*הפרטים במאגר המידע שלנו נשמרים לצורך הצעה או לצורך שירות שאתה עשוי לקבל בהתאם לתנאי השימוש ומדיניות הפרטיות
מנהלת משרד מביאה תמיכה אדמיניסטרטיבית בעורכי הדין ובהנהלה
מנהלת משרד לעורכי דין מספקת לעורכי הדין והשותפים מעטפת אדמיניסטרטיבית מלאה: הכנת חומר לפגישות, הדפסה ועריכה של מסמכים, הכנת תיקי ישיבה, תיאום פגישות עם מומחים, הכנת פרוטוקולים פנימיים וסיכומי ישיבה. כאשר מדובר במשרד גדול, היא מתכללת עובדים אדמיניסטרטיביים נוספים, מחלקת משימות ומוודאת שכולם עובדים בתיאום.
היא משתלבת לעיתים גם בניהול הפיננסי הבסיסי של המשרד: מעקב אחרי הוצאת חשבוניות ללקוחות, קבלת תשלומים, ריכוז שעות עבודה לצורך חיוב, התנהלות מול הנהלת החשבונות ומול רואי חשבון. כך היא מסייעת לחבר בין הצד המשפטי לצד העסקי, ולשמור על פעילות כלכלית מסודרת של המשרד.
משרד עורכי דין יכול להיות סביבה לחוצה, עם דדליינים קצרים ומעמס רגשי. מנהלת משרד אמפתית, שירותית ועניינית יכולה לאזן את האווירה, לדאוג שכולם מרגישים שיש מישהו שמחזיק את הדברים בידיים, ולהפוך את המשרד למקום עבודה מסודר ונעים יותר לעורכי הדין, לעובדים וללקוחות כאחד.
שמירה על סודיות, חיסיון מקצועי ואמון
במשרד עורכי דין נשמר מידע רגיש ביותר כמו תיקים פליליים, סכסוכים משפחתיים, עסקאות מורכבות, סודות מסחריים ונתונים אישיים. מנהלת המשרד נחשפת בפועל לחלק מהמידע הזה דרך המסמכים, השיחות וההתכתבויות. לכן, חלק מהותי מתפקידה הוא הקפדה על דיסקרטיות מוחלטת, שמירה על חיסיון, ומודעות עמוקה לכך שכל פרט מידע עשוי להיות רגיש.
היא דואגת שמסמכים רגישים לא יישארו חשופים, ששיחות אישיות לא יתנהלו במרחב פתוח, שהגישה למערכות ממוחשבות תהיה מוגבלת ומאובטחת, ושכל נוהלי הפרטיות ואבטחת המידע יישמרו. ההתנהלות שלה בתחום הזה משפיעה ישירות על רמת האמון של הלקוחות במשרד ועל עמידת המשרד בסטנדרטים מקצועיים ואתיים.
מעבר לתפעול הקר, מנהלת המשרד משפיעה מאוד על האקלים האנושי במשרד. היא אחראית על קבלת עובדים חדשים, על סיוע בקליטתם, על ארגון ישיבות צוות, אירועים משרדיים קטנים, ימי הולדת ואפילו על “המרקם החברתי” במסדרונות.
כישורים ותכונות שחיוניות לתפקיד מנהלת משרד לעורכי דין
כדי להצליח כמנהלת משרד לעורכי דין, נדרש שילוב של מספר כישורים ותכונות:
יכולת ארגון גבוהה וירידה לפרטים כדי לתחזק תיקים, מועדים ומסמכים בלי לאבד שליטה.
עמידה בלחץ וריבוי משימות, התפקיד כולל טיפול בו־זמני בפניות דחופות, טלפונים, מיילים, ולוחות זמנים משתנים.
כישורי תקשורת בינאישית, עבודה מול לקוחות, עורכי דין, ספקים ועובדים נוספים בצורה נעימה ואסרטיבית.
אחריות, אמינות ודיסקרטיות, נגיעה במידע רגיש מחייבת רמה גבוהה של בגרות מקצועית.
שליטה במערכות מחשוב ותוכנות משרדיות, מערכות ניהול תיקים, יומנים, תוכנות אופיס, סריקה ודוא"ל.
בסופו של דבר, מנהלת משרד לעורכי דין היא מי שמחברת בין הצד המשפטי לצד הארגוני והעסקי. היא יושבת בצומת שבו נפגשים לקוחות, מסמכים, לוחות זמנים והנהלה, ומתורגמת את כל זה למערכת מתפקדת, מסודרת ואפקטיבית. משרד שיודע להעריך ולחזק את התפקיד הזה נהנה מעבודה שקטה יותר של עורכי הדין, מרמת שירות גבוהה יותר ללקוחות, וממוניטין מקצועי שנבנה גם בזכות תפעול אדמיניסטרטיבי חכם.
המנהלת משרד החדשה שלך
מחכה לך
*הפרטים במאגר המידע שלנו נשמרים לצורך הצעה או לצורך שירות שאתה עשוי לקבל בהתאם לתנאי השימוש ומדיניות הפרטיות