עוזרת אישית
עוזרת אישית היא הרבה מעבר למי שהולכת אחריכם לכל פגישה ומכינה לכם קפה – כיום, עסקים רבים לא היו מתפקדים בצורה המוצלחת שהם מתפקדים בה ללא עזרתה של עוזרת אישית, שלוקחת על עצמה את הניהול האדמיניסטרטיבי של צרכי המשרד והחברה, ומאפשרת לכולם להתנהל כמו שצריך בשגרה. נשמח לספר לכם כאן את מה שצריך לדעת על עוזרת אישית, כיצד בוחרים אחת ומה צריך לדעת לפני שמבצעים החלטה.
העוזרת האישית החדשה שלך
מחכה לך
*הפרטים במאגר המידע שלנו נשמרים לצורך הצעה או לצורך שירות שאתה עשוי לקבל בהתאם לתנאי השימוש ומדיניות הפרטיות
מה עושה העוזרת של מזכירה פלוס+?
ניהול הפגישות
טיפול בטלפונים
ניהול המשרד
טיפול בתשלומים
עזרה עם לקוחות
עזרה במשימות פרטיות
התנהלות עם לקוחות
יצירת מסמכים
טיפול עקבי במשימות
טיפול בחשבונות העסק
מעקב על הצעות מחיר
ארגון הלו"ז
מה הם היתרונות של עוזרת אישית מרחוק?
כיום, כל מנהל.ת או בעלי עסקים יכולים להיעזר במיומנותיה של עוזרת אישית. כזו שתכניס סדר וארגון לשגרה שלהם, תאפשר להם להתרכז בדברים החשובים, תסייע להם להגיע למטרות שלהם ותקל עליהם בעומס ככל הניתן. היכולות של עוזרת אישית מגיעות הרבה מעבר למשימות הקטנות במשרד, ועם ניהול נכון היא יכולה להפוך לחלק משמעותי בהתייעלות של החברה שלכם.
בעולם שבו זמן שווה כסף, עוזרת אישית איננה הוצאה – אלא השקעה שמאפשרת לייעל את שגרת היומיום ולהפיק יותר מהזמן ומהפוטנציאל האישי או העסקי. מנהלים ואנשי מקצוע רבים מדווחים כי לאחר שהכניסו עוזרת אישית לתמונה, חייהם השתנו: הם מצליחים להתפנות למה שחשוב באמת, שומרים על איזון בריא בין עבודה לחיים פרטיים, ומבצעים את המשימות ביעילות ובמהירות.
עוזרת אישית יכולה להביא למהפך משמעותי בשגרת העבודה שלכם ושל העובדים שלכם. תארו לעצמכם, את כל המשימות השוטפות שאין לכם באמת זמן לעשות, שנמרחות וגורמות לבעיות עתידיות, שתוקעות את הפייפליין של המשימות בדרג הגבוה יותר וגורמות לתסכול רב – נעלמות מהאג׳נדה שלכם ועוברות למישהי אחרת. מישהי מתוקתקת, מסודרת, אחראית, בעלת יכולת להתמודד עם מגוון של מטלות במקביל. אלו הם היתרונות של עוזרת אישית – היא מגיעה בכדי להפוך את החיים שלכם לפשוטים יותר. היופי הוא, שכיום ניתן לקבל את השירות הזה גם במתכונת של עוזרת אישית מרחוק, כך שלא תתטרכו להעסיק שכירה נוספת בחברה שלכם.
מה הגדרת התפקיד של עוזרת אישית
עוזרת אישית (PA – Personal Assistant) היא הרבה יותר ממזכירה או מנהלת משרד. תפקידה משלב ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף, טיפול במשימות אישיות, תיאום יומנים, תפעול לוחות זמנים מורכבים ודאגה לכל אותם פרטים קטנים שבדרך כלל גוזלים זמן ואנרגיה יקרים. עוזרת אישית מקצועית יודעת לנהל תקשורת עם לקוחות, ספקים וגורמים שונים, לארגן מסמכים, לנהל שיחות תיאום, לבצע רכישות, לתכנן נסיעות עבודה או חופשות ולפעמים אף לנהל את משק הבית או הטיפול בעניינים משפחתיים.
התקדמות הטכנולוגיה פתחה אפשרות רחבה לשירותי עוזרת אישית וירטואלית: עוזרת שפועלת מרחוק, באמצעות טלפון, דוא"ל, יומן משותף ופלטפורמות ניהול מתקדמות. כך ניתן ליהנות מהשירות מכל מקום, בלי תלות במשרד פיזי או מקום מגורים. עוזרות אישיות רבות מציעות שילוב בין עבודה מהבית להגעה למשרד לפי הצורך, ומספקות מענה כמעט בכל תחום: ניהול משימות, תיאום פגישות, טיפול ברכש, סיוע בשיווק ועוד.
כיצד העסק שלך יתייעל עם עוזרת אישית
כיצד העסק שלכם יתייעל בעזרת עוזרת אישית מרחוק, או מזכירה אישית מקצועית?
- משימות יושלמו מהר יותר – עוזרת אישית מוצלחת תהיה מסוגלת לנהל קבצי משימות רבים במקביל ולעזור לכולם לסגור קצוות בפן האדמיניסטרטיבי
- יותר זמן לניהול החברה – כי לא צריך להתעסק במשימות שוטפות הקשורות לתקשורת פנים משרדית, שיבוצעו על ידי עוזרת אישית מרחוק
- העובדים יקבלו מענה אדמיניסטרטיבי שוטף לכל הבעיות שלהם – ויחסכו זמן רב, מה שניתן לקבל גם עם עוזרת אישית מרחוק
- הלו״זים והאג׳נדות של בעלי התפקידים יהיו מסודרים, מאורגנים, ואפקטיביים – ויובילו לפגישות פוריות יותר
ועוד, ועוד. עוזרת אישית יכולה להיות מה שמבדיל בין חברה בה העובדים מותשים, עמוסים וחסרי כיוון, לבין חברה בה העובדים מסוגלים להגיע לכל המטרות שהוצבו להם ולתפקד כראוי.
הבחירה בעוזרת אישית צריכה להיעשות בקפידה. חשוב לבחור עוזרת דיסקרטית, אמינה, מסודרת ובעלת יחסי אנוש מעולים. ניסיון קודם בניהול אדמיניסטרטיבי מהווה יתרון משמעותי, וכך גם יכולת עבודה עצמאית, גמישות מחשבתית ויכולת להתמודד עם מצבים משתנים במהירות. כדאי לבדוק המלצות, לוודא שהכימיה האישית טובה ושהמועמדת מבינה את תחום העיסוק והציפיות ממנה. במקרים מסוימים, ניתן להתחיל בתקופת ניסיון קצרה ולראות כיצד הדברים מתנהלים בפועל.
האם עדיף עוזרת אישית פיזית או מרחוק?
עם התפתחות הטכנולוגיה, רבים פונים גם לעוזרות אישיות וירטואליות – העובדות מהבית ומספקות שירותים מרחוק. עוזרת אישית וירטואלית מנהלת יומנים, עונה למיילים, מתזמנת פגישות ומבצעת משימות – הכל אונליין. היתרון – חיסכון בעלויות ואפשרות להעסיק כישרון מכל מקום בארץ (או בעולם). החיסרון – פחות גמישות במשימות שדורשות נוכחות פיזית (כמו טיפול בדואר, אירוח אורחים או סידורים משרדיים).
הבחירה תלויה בצרכים: מי שזקוק לניהול אדמיניסטרטיבי מלא במשרד יעדיף עוזרת אישית פיזית; בעלי עסקים קטנים, פרילנסרים או חברות שמרבית העבודה שלהן דיגיטלית – יפיקו תועלת מעוזרת אישית וירטואלית.
גיוס עוזרת אישית הוא תהליך משמעותי – חשוב להגדיר מראש את הצרכים, לבדוק ניסיון קודם, לבחון כישורים טכנולוגיים, לבקש המלצות ולהתרשם באינטראקציה אישית. חשוב לשים דגש על כימיה, אמון, התאמה לערכי הארגון ולסגנון הניהול של המעסיק. תיאום צפיות, הגדרת אחריות ברורה והכשרה מסודרת יסייעו להצלחת שיתוף הפעולה.
עוזרת אישית היא לא רק "עוד עובדת" – היא שותפה לדרך, מנוף להצלחת העסק ולשקט הנפשי של המנהל. היא עוזרת לארגון להתרכז במה שחשוב באמת, לשפר ביצועים, להימנע מטעויות ולהתחרות בהצלחה בעידן הדינמי שבו אנחנו חיים. בעזרת עוזרת אישית טובה – כל מנהל יכול לעלות מדרגה, לשחרר אנרגיה וזמן, ולהתפנות להוביל, לחדש ולהצליח.
העוזרת האישית החדשה שלך
מחכה לך
*הפרטים במאגר המידע שלנו נשמרים לצורך הצעה או לצורך שירות שאתה עשוי לקבל בהתאם לתנאי השימוש ומדיניות הפרטיות
איך בוחרים עוזרת אישית מהבית
עכשיו כשאתם כבר מבינים שיש לכם צורך עז בעזרתה של עוזרת אישית, חשוב שתבינו איך בוחרים אחת מוצלחת. כזו שתיקח בשתי ידיים את המצב הקיים בחברה שלכם, ותחשוב איתכם כיצד ניתן להפוך אותו לטוב יותר. כזו שתשנה את שגרת העבודה שלכם באופן חיובי ותשרה עליכם רוגע ושלווה. איגדנו עבורכם את הפרמטרים החשובים ביותר שצריכים להיות ברזומה של עוזרת אישית:
מיומנת
חשוב לבחור עוזרת אישית מיומנת ומנוסה, מתורגלת בסביבת עבודה עמוסה, שיודעת את רזי המקצוע ומכירה דרכים להפוך את היום-יום שלכם לפשוט יותר, נעים יותר וחסר דאגות ככל הניתן – גם כמובן אם היא עוזרת אישית מרחוק. בין אם אתם צריכים עוזרת אישית עבור התנהלות שוטפת או עוזרת אישית מרחוק עבור פרויקט מיוחד, חשוב שהיא תהיה מיומנת ובעלת ניסיון בכדי להביא תוצאות מקסימליות.
מקצועית
עוזרת אישית צריכה להיות מישהי שמסוגלת לתקתק משימות, להתנהל במקצועיות, להיות מסבירת פנים ונעימת הליכות, לדעת לתפעל מספר משימות במקביל ולהוריד מכם את העול והעומס כמה שניתן.
אחראית ומסודרת
להיות עוזרת אישית כולל בתוכו מגוון של כישורים, ולהיות אחראית ומסודרת הם מהבולטים והחשובים ביותר מביניהם. עוזרת אישית מרחוק שמסוגלת לשמור על סדר וארגון, היא עוזרת אישית מוצלחת שתסייע להוביל את העסק שלך קדימה.
בעלת ניסיון בתוכנות רלוונטיות לתחום
כל חברה והצרכים שלה, אך ישנן תוכנות ניהול אדמיניסטרטיביות, כמו למשל תוכנות אופיס השונות, אשר מהוות את הבסיס לכל התפקוד והתפעול של החברה שלכם. חשוב לבחור עוזרת אישית בעלת יכולות גבוהות בתוכנות רלוונטיות, שתוכל להיכנס לעניינים יותר בקלות ולצלול לתוך כל המשימות הדורשות את תשומת הלב שלה ללא בעיה.
כזו שיודעת להתאים את תהליך העבודה שלה אלייך
חלק מתפקידה של עוזרת אישית הוא להתאים את דפוסי העבודה וההתנהלות שלה אל מי שהיא עוזרת לו בשגרת היום-יום. לא משנה באיזו דרך אתם רגילים להתנהל, ואיך נוח לכם לארגן את הזמן שלכם – עוזרת אישית טובה תעשה את המיטב כדי להתאים את עצמה ואת תהליכי העבודה שלה אליכם. כאשר אתם בוחרים עוזרת אישית מקצועית באמת, היא יכולה לעזור לכם להוציא את המקסימום מהעבודה שלכם, בצורה נעימה ואפקטיבית.
מה תפקיד העוזרת ביום יום
היקף האחריות של עוזרת אישית מרחוק עשוי להיות רחב ומגוון מאוד, ותלוי בצרכים הספציפיים של הלקוח או הארגון. בין התפקידים הבולטים שממלאת עוזרת אישית מרחוק ניתן למנות את הדברים הללו.
- ניהול יומנים ולוחות זמנים – אחד מהתפקידים המרכזיים הוא סידור ותיאום פגישות ואירועים, ניהול יומנים והבטחת תאום מושלם בין כל המשימות והפגישות. עוזרת אישית מרחוק בודקת את סדר היום של הלקוח, מסדרת מועדים לפגישות חשובות, ומבטיחה שכל המשתתפים המעורבים מודעים ומתואמים.
- ניהול מיילים – חלק משמעותי מהעבודה כולל טיפול במייל של הלקוח. עוזרת אישית מרחוק יכולה לסנן הודעות דוא"ל, לכתוב ולשלוח תשובות בשמו של הלקוח, לנהל את תיבות הדואר, ולוודא שכל התכתובות מתנהלות במקצועיות ובדיוק רב.
- הכנת מסמכים ודוחות – עוזרת אישית מסייעת ביצירת מסמכים חשובים, כמו מצגות, דוחות עסקיים ודוחות סיכום. היא עשויה לערוך מסמכים קיימים, להוסיף נתונים חדשים, ולוודא שהכל מאורגן וברור על מנת להקל על קבלת החלטות חשובות.
- שירות לקוחות – העוזרת מרחוק יכולה לשמש כאחראית על פניות לקוחות, לטפל בהזמנות ותיאום שירותים, ולהיות הנקודה הראשונה של קשר עם לקוחות פוטנציאליים.
- ניהול פרויקטים ומשימות – עוזרת אישית מרחוק יכולה לסייע בניהול ובקרה של פרויקטים, כולל מעקב אחרי ביצוע משימות ועמידה בלוחות זמנים. היא עשויה לסייע בעבודת צוות, בקביעת סדרי עדיפויות, ובתחזוק מסמכי פרויקט חשובים.
- ניהול מדיה חברתית – כיום, תפקיד חשוב נוסף הוא ניהול הפלטפורמות הדיגיטליות והמדיה החברתית של הלקוח. עוזרת אישית מרחוק יכולה לכתוב ולשווק תוכן, לעדכן עמודים ברשתות החברתיות, ולנתח את המעורבות והתגובות של קהל היעד.
- תיאום עם ספקים – חלק נוסף מהתפקיד עשוי לכלול ביצוע מחקרי שוק, הזמנת סחורות ושירותים, וניהול הקשר עם ספקים שונים כדי לוודא שהצרכים של העסק מתמלאים בצורה טובה ויעילה.
בסופו של דבר, עוזרת אישית או עוזרת אישית מרחוק יכולה להיות ההבדל בין שגרה כאוטית, מבולגנת, מתישה ומעיקה, לבין שגרת עבודה אפקטיבית, נעימה, שלווה, מסודרת, שעוזרת לכם להגיע אל כל המטרות שלכם מבלי להתפשר על כלום. חברת מזכירה פלוס מציע לכם שירותי משרד עם עוזרת אישית צמודה, במטרה שתשנה לכם את החיים במובן הטוב ביותר של המילה.
שאלות נפוצות על העוזרת אישית מרחוק שלנו
לאיזה עסקים מתאים עוזרת אישית מהבית?
לכל עסק שרוצה להוריד ממנו עול, ולהתמקד בדברים המהותיים יותר של העסק.
כמה עולה עוזרת אישית במיקור חוץ?
התשלום הוא על חבילת שעות עבודה נטו, בשונה מעוזרת במשרה מלאה.
העוזרת האישית החדשה שלך
מחכה לך
*הפרטים במאגר המידע שלנו נשמרים לצורך הצעה או לצורך שירות שאתה עשוי לקבל בהתאם לתנאי השימוש ומדיניות הפרטיות