מזכירה היא אחת המשרות הקריטיות בעסקים שונים, במיוחד עסקים חדשים. כאשר מדובר בעסק בשלבי התחלה, רמת המשאבים וההוצאות הופכות להיות שיקול מרכזי. על מנת להחליט האם להציב מזכירה ברשימת העובדים הראשונים, יש להבין לעומק את היתרונות והחסרונות הכלכליים וגם התפעוליים שבכך.
הנקודה המרכזית כאן קשורה לשאלה האם מוטב להשקיע בהעסקת מזכירה כבר בתחילת הדרך, או שכדאי למקד את הכסף והמשאבים בתפקודים אחרים של העסק – כמו שיווק, פיתוח מוצרים, או גיוס עובדים נוספים בתחום המומחיות. קורס כלכלת המשפחה מספק לעיתים הבנה עמוקה יותר על ניהול המשאבים שלנו, ויכול לסייע בקבלת ההחלטות הנכונות בעסק.
היתרונות של מזכירה בעסק חדש
מזכירה בעסק חדש מעניקה סדר וארגון שמאפשרים למנהלים להתפנות לפעילויות חשובות יותר, כמו יצירת קשרים עם לקוחות או ניהול ישיבות אסטרטגיות. היא מטפלת במשימות שוטפות כמו ניהול יומני פגישות, תיאום שיחות ועידה, ועד לניהול חשבוניות והתקשרויות עם ספקים.
כאשר מזכירה מקצועית מטפלת במשימות הללו, פחות נדרש מבעלי העסק להתעסק בפרטים מנהלתיים שהם לרוב לוקחי זמן יקר. לדוגמה, דמיינו מצב שבו מנכ"ל של חברה נדרש לבדוק חשבוניות, לשלוח מיילים ולעקוב אחר לוחות זמנים. זה מבזבז שעות חשובות בהן הוא היה יכול לעצב אסטרטגיות צמיחה.
הוצאות כספיות מול תועלת
עם זאת, יש לקחת בחשבון את עלויות ההעסקה של מזכירה. מדובר בשכר חודשי, הפרשות סוציאליות ותנאים נלווים שנכנסים לתחשיב. בעסק קטן או חדש, כל שקל חשוב וזהו תקציב לא קטן שיכול לשמש לפיתוח ושיווק בתחילת הדרך. לכן, נשאלת השאלה אם ההשקעה תביא לתועלת מיידית או תיוותר כהוצאה שלא מניבה רווח מידי.
סטטיסטיקות מראות כי עלות העסקת מזכירה בישראל יכולה לנוע בטווח של בין 6,000 ₪ ל-12,000 ₪ בחודש, תלוי בהיקף המשרה והניסיון שלה. רבים מהעסקים בוחנים זאת ביחס לתפוקה הנדרשת מהם בשנים הראשונות ומנתחים האם הרחבתה של המערכת האדמיניסטרטיבית קריטית בצמיחה הראשונית או שניתן להמתין מעט.
חלופות להעסקת מזכירה בעסק חדש
במקום להעסיק מזכירה במשרה מלאה, ישנן חלופות רבות שיוכלו לעזור לעסק לתפקד בצורה חלקה מבלי להשקיע יותר מדי הוצאות קבועות. אחת הדוגמאות לכך היא שימוש בפתרונות דיגיטליים לניהול משימות ואוטומציה. כיום קיימות תוכנות שמנהלות את לוחות הזמנים, שליחת חשבוניות ותזמורי פגישות בצורה יעילה מאוד.
- שימוש בתוכנות ניהול כמו Monday ו-Trello לניהול פרויקטים ומשימות.
- שירותי מזכירות חוץ: ניתן לשכור חברות שמספקות שירותי מזכירה חיצוניים בשעות או ימים קבועים.
- אוטומציה של תשלומים וחשבוניות – רתימת מערכות מתקדמות לניהול התזרים.
פתרונות כאלה עוזרים לעסקים לשלוט ולהפחית בהוצאות מבלי לוותר על סדר וארגון מרכזיים להצלחת העסק.
מתי כן כדאי להעסיק מזכירה?
ישנם מקרים בהם יש ערך כלכלי ברור להוספת מזכירה לעסק חדש. למשל, אם העסק עוסק בהתקשרויות תכופות עם לקוחות וספקים, או מנהל מספר רב של פרויקטים במקביל הדורשים תיאומים מורכבים, אז שווה לשקול את התועלת שעתיד לבוא מהעסקת מזכירה.
בנוסף, אם המנהלים או העובדים מגיעים למצב של שחיקה בגלל העומס שעליהם, הכנסת מזכירה לתוך המערכת יכולה לשחרר להם מקום ועומס. דמיינו איך עצם הענקת ניהול שוטף, תיאום מיילים וטיפול באדמיניסטרציה יקל על שעות העבודה המייגעות שהן קריטיות לפיתוח המוצר או השירות המרכזי.
סיכום
ההחלטה האם להעסיק מזכירה בעסק חדש תלויה באופי העסק, כמות העבודה, והמשאבים הכספיים הזמינים. בעסקים שבהם המשימות האדמיניסטרטיביות הופכות להיות מכשול לצמיחה אסטרטגית – יש לרוב הצדקה להעסקה. עם זאת, במקרים רבים, פתרונות דיגיטליים או שירותי מזכירות חוץ יכולים לחסוך בעלויות ולשפר את היעילות בעסק, לפחות בתקופת ההתחלה.